電話交換機とはオフィスに設置することで内線電話と外線電話を交換する役割を担っている機械です。交換機は別名PBXとも呼ばれています。音声信号をデジタル化するデジタルPBXが現在の主流となっており、内線と外線を交換する役割以外にも幅広い機能を有しています。電話交換機は全て同じような機能を持っているのではなく、機器によって性能や種類に違いがあります。そのため、その選び方は非常に重要となっています。オフィスにおける電話は比較的重要性が高く、ちょっとした選び方の違いで利便性が大きく変わるケースが少なくありません。もちろん、不必要な機能が多くなりすぎないことも大切なポイントと言えます。自社にあった物を選択できるように情報を取得しておきましょう。

大規模オフィス向けの電話交換機

電話交換機の中でも特に使用する規模が大きい場合に使われるのがunPBXです。この交換機は一定の基準に応じて着信選択制御が行えるようになっており、公衆回線からの問い合わせにも対応できます。コンピューターで制御されており、ソフトウェアの更新や組み替えで柔軟な対応力を持たせることも可能です。家電メーカーのサポート窓口など、一定数以上の問い合わせが予想される会社でよく使用されています。コンピューター制御を受けることからコストは比較的高く、それほど電話を使う機会の少ない会社にはオーバースペックとなる恐れもあります。逆に問い合わせに対する返答が会社の業績を大きく左右するほどの重要性を持っている企業においては高性能なunPBXを積極的に採用したいところです。

一般的なオフィスで使われるビジネスフォン

使用する規模がそれほど大きくないオフィスで使われているのがビジネスフォンです。着信選択制御の機能を有していませんが、基本的な性能は安定した水準で揃えているので最もメジャーな交換機と言えます。短縮ダイヤルや不在転送、指定時間呼び出しなどの機能が搭載されている機種もあります。コールバックも必要であればその機能が付加されている機種を選ぶことが重要と言えます。信号はデジタル処理されるので、ファクシミリやコンピューターなどに接続することも可能です。コンピューターに接続すれば効率的にデータを保存することもできます。企業内の情報ネットワークの構成を行っているケースもあります。着信選択制御を行う必要がない場合はビジネスフォンを選択するのが一般的な判断となっています。